La Déclaration sociale nominative (DSN) est une réforme majeure du système de déclarations sociales françaises. Entrée en vigueur en 2016, elle vise à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises tout en garantissant la fiabilité et la sécurité des données transmises. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir en détail ce dispositif, ses objectifs, ses modalités de mise en œuvre ainsi que ses avantages pour les employeurs et les salariés.
Qu’est-ce que la DSN ?
La Déclaration sociale nominative (DSN) est une obligation légale pour toutes les entreprises françaises depuis le 1er janvier 2016. Elle remplace et simplifie l’ensemble des déclarations sociales existantes, telles que la déclaration annuelle des données sociales (DADS), les attestations d’assurance chômage ou encore les déclarations de cotisations sociales aux différents organismes sociaux (Urssaf, caisses de retraite, etc.). Elle est également utilisée pour le recouvrement des cotisations et contributions sociales ainsi que pour l’établissement des droits des salariés (prestations familiales, maladie, retraite, etc.).
Pourquoi mettre en place la DSN ?
Le principal objectif de la DSN est de simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en matière de déclarations sociales. En effet, auparavant, les employeurs devaient réaliser de nombreuses déclarations distinctes auprès de différents organismes, ce qui engendrait des coûts importants et un risque d’erreurs. La DSN permet de réduire ces contraintes en proposant une déclaration unique et dématérialisée.
Par ailleurs, la DSN vise également à améliorer la qualité des données transmises aux organismes sociaux ainsi qu’à faciliter les échanges entre les entreprises et ces derniers. En centralisant l’ensemble des informations sur les salariés dans un même fichier, la DSN permet en effet de mieux identifier les erreurs et d’assurer une meilleure traçabilité des données.
Comment fonctionne la DSN ?
La DSN repose sur un principe simple : transmettre en temps réel, au fil de l’eau, les informations sur les salariés aux organismes sociaux concernés. Pour cela, elle utilise le logiciel de paie de l’entreprise, qui doit être conforme au cahier des charges défini par le Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS). Ce dernier est chargé de superviser la mise en œuvre technique de la DSN et d’accompagner les entreprises dans sa mise en place.
A chaque événement impactant la situation d’un salarié (embauche, congé maladie, fin de contrat…), l’employeur doit effectuer une déclaration événementielle, qui sera intégrée à la prochaine DSN mensuelle. Cette dernière doit être transmise au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant, en fonction de la taille de l’entreprise.
Les données transmises via la DSN sont ensuite exploitées par les organismes sociaux compétents (Urssaf, caisses de retraite, Pôle emploi…) pour le calcul des cotisations et contributions sociales ainsi que pour l’établissement des droits des salariés. En cas d’erreur ou d’incohérence dans les données, un signalement est adressé à l’employeur afin qu’il procède aux corrections nécessaires.
Quels avantages pour les entreprises et les salariés ?
La mise en place de la DSN présente plusieurs avantages pour les employeurs comme pour les salariés :
- Simplification des démarches administratives : en remplaçant une multitude de déclarations distinctes par une déclaration unique et dématérialisée, la DSN permet aux entreprises de réaliser des économies de temps et d’argent.
- Amélioration de la qualité des données : en centralisant l’ensemble des informations sur les salariés dans un même fichier, la DSN facilite la détection et la correction des erreurs, assurant ainsi une meilleure fiabilité des données transmises.
- Réduction des risques d’erreurs : grâce à une transmission en temps réel des informations sur les salariés, la DSN limite le risque d’omissions ou d’incohérences dans les déclarations.
- Facilitation des échanges avec les organismes sociaux : en disposant d’un interlocuteur unique et d’un langage commun, les entreprises bénéficient d’une meilleure communication avec les différents organismes sociaux concernés.
- Sécurisation des données : la transmission dématérialisée des données via la DSN garantit leur confidentialité et leur intégrité, tout en assurant une traçabilité optimale.
Ainsi, la Déclaration sociale nominative (DSN) constitue une avancée majeure dans la simplification et la modernisation des démarches administratives des entreprises françaises. En facilitant les échanges entre les employeurs et les organismes sociaux, elle contribue également à améliorer la qualité et la fiabilité des données transmises, au bénéfice de l’ensemble des acteurs concernés.
